Le CEER est prêt à aider toute personne désirant organiser une épreuve régionale.

consignes pour organiser une course d’endurance

Voici, en gros, tout ce qu’il faut faire +/- dans l’ordre chronologique :
  • Valider la date avec la Commission endurance de la région concernée ;
  • faire la DUC sur le site FFE début novembre) en passant par le club « organisateur », affilié à la FFE, pour que la course apparaisse au calendrier FFE. Sinon, une DUC tardive peut être enregistrée 1 mois avant la course .une caution de 30 € est prélevée sur le compte Organisateur FFE Compet (elle est restituée lors de l’ouverture aux engagements) définir 2 parcours pour 20km et 30km. Pour la 20km: tolérance de 18 à 22 km ; pour la 30km : tolérance de 28 à 32km.Pour la 40 de 35 à 45 et de 55 à 65 pour la 60.
    Définir les points d’assistance (notés sur les cartes) et les passages de route à sécuriser.
  • Vérifier la liste des mairies concernées par le parcours ; leur envoyer un courrier avec les parcours, pour solliciter l’autorisation de passage (environ 2 mois avant la course)
  • Préparer le dossier de demande d’autorisation à la préfecture, avec les parcours, les demandes d’autorisation aux mairies (et leurs réponses, si déjà arrivées), l’attestation d’assurance du club organisateur couvrant le concours, la liste des personnes qui assurent la sécurité aux passages de route (noms + N° de permis de conduire), demande de passage à l’ONF, si nécessaire, attestation de la FFE ou de la Commission endurance, comme quoi c’est bien un concours officiel, courrier d’accompagnement avec type de balisage, explications …Le dossier doit être déposé à la préfecture 6 semaines avant la date de la course.
  • solliciter un juge endurance, un vétérinaire traitant et de 1 à 3 élèves vétérinaires (selon le nombre de participants estimés).
  • ouvrir le concours aux engagements (indication des horaires de chaque épreuve, des tarifs, de la possibilité d’engagement terrain avec le tarif)
  • prévoir l’équipe de bénévoles pour le jour de la course(secrétariat, tables de départ / arrivée, saisie des temps et résultats de contrôle véto sur ordinateur pour établissement des classements, secrétaires vétérinaires, buvette, sécurité aux pas sages de route, quad pour l’ouverture de piste)
  • faire les road-book pour les voitures d’assistance
  • commander des plaques, une partie des lots
  • photocopier les road-book et les parcours
  • faire le parcours régulièrement (à cheval ou en 4×4), pour vérifier qu’il n’y a pas d’arbres en travers des chemins (sinon, tronçonneuse !) ou chemins barrés …
  • se procurer des dossards, horloges satellites, cartons vétérinaires, grandes enveloppes, panneaux de km pour les parcours (tous les 5 km + dernier km), le matériel pour le balisage (plâtre, petits panneaux directionnels …)
  • après la clôture des engagements, préparer les fichiers de chronométrage, vérifier la disponibilité de tous les bénévoles à chaque poste, faire les courses pour la buvette, compléter les achats de lots, si beaucoup de concurrents, compléter les photocopies des cartes et des road-book en fonction du nombre de partants, préparer les dossiers des concurrents, avec dossard, carte, road-book, carte véto remplie.
  • la veille de la course, faire le balisage du parcours et poser les panneaux km, matérialiser les zones de parking, prévoir l’eau, préparer la zone de contrôle vétérinaire (couloirs de trotting), zone départ / arrivée matérialisée.

 

 

Pour le dossier à la préfecture ne pas utiliser le terme COURSE mais épreuve d’endurance sinon pour eux COURSE=DANGER et ils sont très pointilleux sur la sécurité.

Sinon quand les dossards ont été attribués aux concurrents faire une liste à part en plusieurs exemplaires pour les bénévoles qui donnent les dossiers ceux qui sont au départ et à l’arrivée et pour ceux qui surveillent le parcours.

Quand le véto a vérifié les papiers et les vaccins du cheval avant le départ garder le carnet du cheval à l’abri dans un carton au secrétariat et le rendre à la fin de l’épreuve en échange du dossard.

Mettre les n° d’urgence sur le rood bock et un panneau au secrétariat .

Le juge sera proposé par le ceerp.